Plantilla de Cotización
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El módulo de Ventas de Odoo permite a las empresas crear plantillas de cotizaciones reutilizables para productos o servicios vendidos comúnmente, haciendo que el proceso de generación y envío de cotizaciones sea más rápido y eficiente. Estas plantillas eliminan la necesidad de crear nuevas cotizaciones desde cero para cada negociación de ventas, lo que garantiza un flujo de trabajo optimizado.
Para habilitar las plantillas de cotización, navegue hasta el módulo Ventas y abra el menú Configuración, luego seleccione Configuración. En la sección Cotizaciones/Pedidos, active la opción Plantillas de cotización marcando la casilla de verificación. Esto revelará un campo Plantilla predeterminada, donde se puede seleccionar una plantilla de cotización predeterminada en el menú desplegable. Una vez activada esta función, aparecerá un enlace interno denominado Plantillas de cotización debajo del campo Plantilla predeterminada. Al hacer clic en este enlace, accederá a la página Plantillas de cotizaciones, donde podrá crear, ver y editar plantillas según sea necesario. Después de completar la configuración, es fundamental guardar los cambios haciendo clic en el botón Guardar.
Para crear una nueva plantilla de cotización en el módulo de Ventas de Odoo, comience haciendo clic en el botón Nuevo en la esquina superior izquierda de la página Plantillas de cotización. Esta acción abrirá un formulario de plantilla de cotización en blanco que se puede personalizar completamente para satisfacer las necesidades de su negocio.
Comience ingresando un nombre adecuado en el campo Plantilla de cotización. A continuación, utilice el campo Validez de la cotización para definir cuántos días la cotización seguirá siendo válida. Si deja este campo en su valor predeterminado de 0, la plantilla seguirá siendo válida indefinidamente.
En el campo Correo de confirmación, seleccione una plantilla de correo electrónico preconfigurada en el menú desplegable para enviarla automáticamente a los clientes tras la confirmación de un pedido. Para quienes trabajan en un entorno de varias empresas, utilice el campo Empresa para especificar la empresa a la que se aplica esta plantilla. Si se define un Diario de facturación, los pedidos de ventas vinculados a esta plantilla se facturarán en el diario especificado. Si se deja en blanco, se utilizará automáticamente el diario de ventas predeterminado con la secuencia más baja.
Si su sistema tiene habilitadas las funciones de Firma en línea o Pago en línea, estas opciones aparecerán en el formulario de plantilla de cotización. Al marcar la casilla de Firma en línea se solicitará una firma en línea del cliente para confirmar su pedido. De manera similar, habilitar el Pago en línea permite a los clientes confirmar sus pedidos mediante el pago. Si el Pago en línea está activado, aparecerá un campo de porcentaje donde podrá especificar una parte del pago que se cobrará en línea. Tanto las opciones de Firma en línea como de Pago en línea se pueden habilitar simultáneamente, lo que requiere que los clientes completen ambas acciones para confirmar un pedido.
En la pestaña Líneas de una plantilla de cotización en el módulo Ventas de Odoo, los usuarios pueden estructurar y personalizar plantillas de manera eficiente agregando productos, organizándolos con secciones e incluyendo notas adicionales para mayor claridad. Para agregar productos, haga clic en el botón Agregar un producto, que abrirá un campo en blanco en la columna Producto. Al seleccionar este campo, se muestra un menú desplegable con productos existentes de la base de datos. Simplemente elija el producto deseado de la lista o escriba el nombre del producto para buscarlo. Para una mejor organización, se pueden agregar secciones para agrupar productos o artículos relacionados. Haga clic en Agregar una sección y aparecerá un campo en blanco donde podrá escribir el nombre de la sección. Una vez ingresada, al hacer clic se asegura el nombre de la sección. Estas secciones también se pueden reorganizar arrastrándolas y soltándolas usando el ícono de seis cuadrados.
Para proporcionar información adicional, como detalles de la garantía o términos específicos, puede utilizar la opción Agregar una nota.
En la pestaña Bienes opcionales del módulo Ventas de Odoo 18, puede especificar productos o servicios adicionales que se pueden ofrecer junto con los artículos principales en una cotización. Esta función le permite presentar productos opcionales a los clientes, dándoles la flexibilidad de seleccionar artículos adicionales según sus preferencias.
Además, puede definir los Términos y condiciones predeterminados. Condiciones para la cotización, asegurando una comunicación clara sobre los términos de la transacción.
En la pestaña Creador de cotizaciones del módulo Ventas de Odoo 18, puede mejorar la apariencia y estructura de sus cotizaciones incorporando páginas de encabezado y pie de página. Estos elementos le permiten redactar una cotización profesional y visualmente atractiva con detalles adicionales sobre su empresa, productos y servicios.
Al crear un PDF de cotización, Odoo compila automáticamente el documento combinando las páginas de encabezado, descripciones de productos, los detalles de la cotización y las páginas de pie de página. Si no se proporcionan encabezados o pies de página específicos en la pestaña Generador de cotizaciones, Odoo utilizará de forma predeterminada las configuraciones definidas en la configuración de la empresa.
Esta característica garantiza que sus cotizaciones mantengan un diseño consistente y profesional y, al mismo tiempo, brinda amplia flexibilidad para incluir contenido personalizado adaptado a las necesidades de su negocio. Una vez que su plantilla de cotización esté diseñada y finalizada, estará disponible para su uso en la creación de nuevas cotizaciones, lo que agilizará el proceso y garantizará la coherencia en la presentación.
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