Acuerdos de Compra
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En Odoo 18, los acuerdos de compra sirven como contratos formales entre un comprador y un vendedor, definiendo los términos y condiciones bajo los cuales se realizarán las compras. Estos acuerdos son un componente vital de las adquisiciones, ya que establecen expectativas claras y facilitan transacciones fluidas. Tanto el vendedor como el comprador deben acordar un acuerdo de compra antes de confirmar cualquier orden de compra. En Odoo 18, los acuerdos de compra primero deben activarse desde el menú Configuración del módulo.
Una vez habilitada esta función, los usuarios pueden acceder a ella a través de la opción Acuerdo de compra en el menú Pedidos. Odoo ofrece dos tipos principales de acuerdos de compra: Órdenes abiertas y Alternativas de compra. Cada uno tiene un propósito específico y ayuda a agilizar diferentes aspectos del proceso de compra.
Alternativas de compra
Las alternativas de compra son particularmente útiles cuando una empresa desea comparar ofertas de varios proveedores antes de comprometerse con una compra. En tales casos, el comprador puede generar solicitudes de cotizaciones (RFQ) de varios proveedores para el mismo producto o conjunto de productos. Esta funcionalidad es particularmente beneficiosa cuando las empresas buscan el mejor precio o condiciones posibles de sus proveedores. Al crear una RFQ, Odoo 18 proporciona una pestaña de Alternativas donde los usuarios pueden agregar múltiples solicitudes de cotizaciones, lo que permite realizar comparaciones en paralelo.
Una vez recibidas las cotizaciones, el usuario puede revisar fácilmente los términos, precios y líneas de productos, tomando una decisión informada sobre qué proveedor elegir. Después de una revisión exhaustiva, se confirma la cotización seleccionada y el resto de ofertas se rechazan automáticamente.
Órdenes generales
Los pedidos abiertos están diseñados para empresas que solicitan regularmente los mismos productos o servicios a un proveedor específico durante un período determinado. Este tipo de acuerdo de compra simplifica el proceso de compras continuas y repetitivas al crear un acuerdo permanente con el proveedor. Los pedidos abiertos permiten a las empresas personalizar productos, precios y condiciones de entrega para un proveedor específico, lo que los hace ideales para relaciones con proveedores a largo plazo. Pueden resultar especialmente útiles cuando una empresa necesita realizar varios pedidos del mismo producto en diferentes períodos de tiempo o cuando recibe entregas parciales a lo largo del tiempo.
Para configurar un pedido abierto en Odoo 18, los usuarios pueden seleccionar la opción Acuerdo de compra en el menú Órdenes, donde pueden ver una lista de los acuerdos existentes.
Cada acuerdo proporciona información detallada, incluido el acuerdo, el proveedor, el tipo de acuerdo, el representante de compras, la empresa, la fecha de inicio, la fecha de finalización, la referencia y el estado del acuerdo. Los usuarios tienen la opción de ver estos acuerdos en un diseño Kanban para obtener una representación más visual de los contratos en curso.
Al crear un nuevo Acuerdo, un formulario simple solicita al usuario que complete detalles como el Proveedor, Comprador, Tipo de Acuerdo, Referencia y Compañía. La Validez del acuerdo permite a los usuarios especificar una fecha final antes de la cual se deben realizar todos los pedidos en virtud del acuerdo. En la pestaña Productos, los usuarios pueden agregar artículos al acuerdo, junto con sus respectivos Precios Unitarios. También se pueden agregar al contrato todos los términos y condiciones específicos que rigen el acuerdo.
Una vez que se confirma la orden general, su estado cambia de Borrador a En curso y permanece activa hasta que pasa la fecha límite del acuerdo, momento en el cual se cierra automáticamente.
La verdadera ventaja de los pedidos generales en Odoo 18 es su reutilización. Se puede hacer referencia a una única orden abierta varias veces para generar nuevas RFQ u órdenes de compra durante el período de validez, lo que agiliza el proceso de compras repetidas.
Al generar una nueva RFQ basada en una Orden abierta, Odoo completa automáticamente los detalles del acuerdo en la RFQ, lo que garantiza coherencia y precisión. Esta funcionalidad reduce los gastos administrativos y permite a las empresas gestionar sus ciclos de compra con mayor eficiencia.
Plantilla de compra
En Odoo 18, la plantilla de compra es una característica recientemente introducida diseñada para agilizar el proceso de compra al permitir a las empresas crear plantillas reutilizables para acuerdos de compra utilizados con frecuencia. Esta función está disponible en la pestaña Acuerdo de compra en el módulo Compra, y ofrece una manera conveniente de estandarizar y simplificar operaciones de compra repetitivas.
La opción Plantilla de compra permite a los usuarios predefinir detalles esenciales como productos, cantidades y términos, que luego se pueden aplicar al crear nuevos acuerdos de compra.
Haga clic en el botón Nuevo para crear una nueva plantilla de compra. En el formulario que aparece, encontrará campos donde puede definir detalles clave como Proveedor, Comprador, Tipo de acuerdo, Referencia y Empresa. Seleccione Plantilla de compra como Tipo de acuerdo. Agregue los productos y sus cantidades que frecuentemente se incluirán en el acuerdo. Incluya los términos o condiciones específicos que deban aplicarse a todos los acuerdos que utilicen esta plantilla.
Una vez que haya completado los detalles necesarios, guarde la plantilla de compra. La plantilla ahora estará disponible cada vez que cree un nuevo acuerdo de compra, lo que le permitirá reutilizar la información predefinida sin la necesidad de ingresarla manualmente cada vez.
Al utilizar plantillas, las empresas pueden ahorrar tiempo, garantizar la coherencia entre múltiples pedidos y reducir el riesgo de errores, especialmente cuando se trata de compras rutinarias o contratos de proveedores a largo plazo.