Gestión de Eventos
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Al acceder al módulo, los usuarios son recibidos con un panel preconfigurado que muestra una página de evento en una vista Kanban.
Este diseño permite una visualización y gestión rápidas de eventos, mostrando detalles cruciales como títulos de eventos, ubicaciones, fechas, horas y números de asistencia. Los usuarios pueden personalizar las etapas agregando nuevas columnas con el botón “Agregar una columna” o crear nuevos eventos en etapas específicas usando el ícono “+”. Los eventos también se pueden editar, eliminar, archivar o desarchivar usando el ícono de configuración disponible para cada etapa. Más allá de Kanban, vistas adicionales como Calendario, Lista, Pivote y Gráfico ofrecen opciones versátiles para la visualización y organización de datos.
Para crear un nuevo evento, los usuarios pueden hacer clic en el ícono “Nuevo”, que abre una pantalla que les solicita que ingresen el nombre del evento. Se anima a los organizadores a especificar los detalles del evento para evitar confusiones posteriores. Esto incluye ingresar las fechas de inicio y finalización, la zona horaria, el idioma, la plantilla del evento e información adicional como etiquetas para la visualización del sitio web, el nombre de la empresa, el organizador del evento, la persona responsable, el sitio web de publicación y el lugar del evento. También existe la opción de cargar archivos relacionados con el evento. La función Limitar inscripciones permite a los organizadores limitar el número de asistentes para garantizar una gestión fluida. En el campo Mapa de la exposición, puede cargar el archivo del mapa de la exposición. En los campos correspondientes, puede agregar Dimensión de la insignia y Fondo de la insignia para el evento.
La gestión de tickets es otro aspecto integral del módulo. Usando la opción “Agregar una línea” en la pestaña Entradas, los organizadores pueden crear entradas seleccionando “Entrada de evento” como tipo de producto. Pueden establecer el precio de las entradas, la duración de la venta y el número máximo de entradas disponibles.
Las opciones de boletos se pueden activar en el menú Configuración, lo que permite la venta de boletos en línea y fuera de línea. Los tickets también se pueden integrar con pedidos de ventas y PoS para facilitar el marketing y la distribución.
La comunicación con los asistentes se agiliza a través de la pestaña Comunicación, donde se pueden agregar plantillas de correo electrónico o SMS. Los organizadores pueden configurar estas comunicaciones para que se envíen inmediatamente después del registro o después de un intervalo específico. Por ejemplo, pueden definir el tiempo en términos de días, semanas o meses, con activadores, intervalos y unidades configurables en los campos proporcionados. Esto garantiza actualizaciones oportunas y la interacción con los asistentes.
Los formularios de inscripción se pueden personalizar utilizando la pestaña Preguntas, donde se pueden agregar preguntas específicas relacionadas con el evento. Los organizadores pueden elegir entre entrada de texto o selección como tipo de pregunta.
También existe la opción de hacer preguntas solo una vez por pedido o por cada asistente.
Además, la pestaña Notas permite incluir descripciones de eventos, comentarios e instrucciones para la venta de entradas. Después de completar estos pasos, el evento se guardará en su base de datos.
Se puede invitar a los asistentes directamente haciendo clic en el botón Invitar, que abre una página para crear y enviar invitaciones por correo electrónico o SMS, similar a las funciones de los módulos de marketing por correo electrónico y SMS.
También está disponible una opción de Horario para definir el tiempo de envío de estas comunicaciones.
Una vez que se finalizan los detalles del evento, los organizadores pueden hacer clic en la opción Ir al sitio web para publicar el evento en línea. La página del evento se puede personalizar para alinearla con el tema del sitio web.
Los asistentes pueden registrarse para eventos a través de la opción Registrarse, y todas las funciones habilitadas, como charlas, lugares, agendas de expositores y salas comunitarias, serán visibles en el sitio web.
Las funciones avanzadas como el mostrador de registro, los asistentes, los stands, las pistas, los patrocinadores y las salas de chat de la comunidad se pueden administrar a través de las pestañas inteligentes del módulo. El mostrador de inscripción realiza un seguimiento de los asistentes, lo que permite a los usuarios marcar las inscripciones confirmadas como “Asistentes”.
La opción Gestión de stands facilita la creación y reserva de stands, mientras que Tracks proporciona herramientas para definir cronogramas de eventos, como seminarios y discursos. La pestaña Patrocinadores almacena los detalles del patrocinador y la Sala de conversación sirve como centro para debates y reuniones.
El menú Configuración ofrece funciones adicionales como Programar y configurar. Pistas, salas de chat comunitarias, expositores en línea y gestión de stands. La activación de estas opciones habilita funcionalidades como la creación de salas de conferencias virtuales, la gestión de detalles de patrocinadores y expositores y la visualización de agendas de eventos en línea.
Los organizadores también pueden utilizar la función Contactar a los asistentes para enviar correos electrónicos o SMS directamente a los asistentes.
El botón inteligente Seguimientos en el módulo de eventos de Odoo 18 es una herramienta esencial para organizar y gestionar cronogramas de eventos de manera efectiva.
Al habilitar la opción Programación y seguimiento desde la configuración del Módulo de eventos, los usuarios pueden acceder a funciones para estructurar eventos y mejorar su éxito. Esta opción permite agregar varias charlas, conferencias y programas, asegurando una agenda de eventos bien planificada.
El sitio web del evento juega un papel crucial a la hora de mostrar las pistas. Al utilizar la opción Ir al sitio web, los organizadores pueden ver los temas publicados, incluidas conferencias y propuestas de charlas. El sitio web también cuenta con una sección de Propuestas de charlas, donde los participantes pueden enviar ideas para las charlas del evento.
Esta sección incluye un formulario detallado donde los usuarios pueden especificar el título de la charla, proporcionar una introducción y describir otros detalles esenciales como el tipo de audiencia, los requisitos de espacio y el formato.
Además, los remitentes pueden incluir información completa del orador, como nombre, correo electrónico, número de teléfono, cargo, detalles de la empresa y una breve biografía, con la opción de cargar la imagen de un orador. Una vez que se ingresa toda la información necesaria, los usuarios pueden enviar sus propuestas, que se almacenan en la pestaña Pistas para su revisión y administración adicional.
La gestión de seguimientos se simplifica a través de una vista kanban en la pestaña Seguimientos, donde las propuestas se pueden clasificar en varias etapas. Los organizadores pueden personalizar etapas y mover pistas entre ellas para monitorear el progreso de manera eficiente.
Se pueden agregar nuevas pistas usando la opción Nuevo, que abre un formulario para ingresar detalles como el título de la pista, una imagen, fecha, ubicación, duración e incluso un enlace de video de YouTube para acceso virtual. Las características adicionales incluyen etiquetarlos con etiquetas relevantes, asignar funcionarios responsables para una mejor organización y mencionar los eventos correspondientes en los campos especificados. La página Pistas también incluye secciones para agregar perfiles de oradores y proporcionar una descripción concisa de cada pista.
La pestaña Orador incluye Contacto, Correo electrónico de contacto, Teléfono de contacto, Nombre, Correo electrónico, Teléfono, Puesto de trabajo, Nombre de la empresa y Biografía del orador.
Odoo 18 mejora aún más la interactividad durante los eventos con la función Botón Mágico en la pestaña Interactividad que permite agregar botones de acción a las pistas. Los organizadores pueden definir el título de un botón, la URL y el momento de su aparición, lo que facilita que los asistentes interactúen con el contenido durante la pista.
El módulo también admite gamificación a través de la función Event Gamification, que permite agregar pruebas a las pistas.
Estos cuestionarios se pueden personalizar con un nombre, múltiples opciones de intento y varias preguntas.
Una vez publicado en el sitio web del evento, los asistentes pueden realizar el cuestionario después de ver la pista e incluso revisar sus respuestas para una mejor participación.
La pestaña Pistas en Odoo 18 ofrece un conjunto completo de herramientas para administrar la programación de eventos de manera efectiva. Desde mostrar horarios y recopilar propuestas de charlas hasta agregar funciones interactivas y elementos de gamificación, el módulo permite a los organizadores ofrecer eventos atractivos y bien estructurados, manteniendo al mismo tiempo una experiencia perfecta para los asistentes.