Gestión de Empleados
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En el Módulo de Empleados de Odoo 18, los usuarios son recibidos con una ventana central que muestra los perfiles de todos los empleados dentro de la organización. Estos perfiles se presentan de forma ordenada y ofrecen una vista organizada de los datos de los empleados, y cada perfil suele ir acompañado de la fotografía del empleado para una fácil identificación.
De forma predeterminada, el módulo utiliza una vista Kanban, que organiza los perfiles de una manera visualmente atractiva. Sin embargo, los usuarios tienen la flexibilidad de cambiar a otras vistas, como Vista de lista, Vista de actividad, Vista de gráfico, Vista dinámica y Vista de jerarquía, según sus preferencias o necesidades específicas.
La vista Jerarquía proporciona una representación visual clara de la estructura organizacional, lo que ayuda a los usuarios a comprender las relaciones entre gerentes, subordinados y departamentos. Esto facilita la navegación por la jerarquía de empleados de la empresa, lo que resulta especialmente útil en organizaciones más grandes donde participan varios equipos y departamentos.
Para mejorar aún más la experiencia del usuario, Odoo 18 ofrece varias opciones de filtrado y agrupación que simplifican la localización y gestión de empleados específicos. Estas herramientas permiten a los profesionales de RR.HH. clasificar a los empleados según diferentes parámetros, como departamento, empresa y función, utilizando opciones de clasificación predeterminadas o personalizadas.
Para las organizaciones que operan en varias empresas, un menú desplegable en la esquina izquierda permite a los usuarios seleccionar la empresa que desean ver. Debajo de esto, el sistema también muestra una lista de departamentos, junto con la cantidad de empleados dentro de cada departamento, lo que ayuda a una clasificación y gestión eficiente de los empleados. Además, las ubicaciones de trabajo de los empleados se indican con un ícono de inicio para los trabajadores remotos, y el estado en línea de los empleados es visible en la esquina superior derecha, lo que garantiza que los gerentes y el personal de recursos humanos puedan rastrear fácilmente la disponibilidad de los empleados en tiempo real.
El ícono de reloj en el perfil de cada empleado permite a los gerentes asignar tareas, programar actividades y monitorear las horas de trabajo de los empleados, lo que agiliza aún más la administración de la fuerza laboral.
Para agregar nuevos empleados, Odoo 18 ofrece una opción “Nuevo”, que permite al personal de Recursos Humanos crear rápidamente perfiles de empleados.
Durante el proceso de creación, se solicita a los usuarios que completen detalles clave como el nombre del empleado, puesto de trabajo, correo electrónico del trabajo, teléfono del trabajo, teléfono móvil del trabajo, etiquetas, empresa, departamento, puesto de trabajo, información del gerente y del entrenador. Esta configuración garantiza que toda la información básica de los empleados se capture desde el principio.
El sistema incluye una pestaña “Currículum”, donde los usuarios pueden almacenar los currículums de los empleados y detalles de habilidades. Esto es particularmente útil para rastrear las calificaciones de los empleados y facilitar programas de capacitación o desarrollo. A través de esta pestaña, los gerentes de recursos humanos pueden agregar información relacionada con la educación, experiencia laboral, certificaciones y cursos de capacitación internos de un empleado.
Para cada entrada, los usuarios pueden especificar el tipo (por ejemplo, educación, experiencia o capacitación interna) e incluir detalles como fechas de inicio y finalización, así como breves descripciones.
Además, los empleados se pueden clasificar según sus habilidades. La sección Habilidades permite al personal de RR.HH. definir competencias específicas, como habilidades técnicas, dominio del idioma o habilidades interpersonales, y asignar un nivel de habilidad a cada una.
Esta información ayuda a comprender mejor las fortalezas y áreas de mejora de un empleado. Al instalar el módulo Gestión de habilidades, se encuentran disponibles opciones de configuración adicionales para habilidades y niveles de habilidades, lo que brinda a los gerentes de recursos humanos más control sobre esta función. Al hacer clic en la línea de tiempo se mostrará el informe de habilidades del empleado en particular.
En la pestaña “Información de trabajo”, los usuarios pueden especificar la ubicación de trabajo del empleado, como una oficina física o una configuración de trabajo remoto.
Además, el sistema permite la creación de un organigrama personalizado, que refleja el papel del empleado dentro de la empresa y sus relaciones jerárquicas. Los aprobadores de gastos, tiempo libre y asistencia de este empleado se pueden especificar en la sección Aprobadores.
Odoo 18 también permite a los gerentes configurar horarios de trabajo para cada empleado, estableciendo horas de trabajo y zonas horarias predeterminadas. Esto ayuda a crear un flujo de trabajo consistente y garantiza que los empleados cumplan con las políticas de programación de la organización.
La pestaña “Información privada” proporciona un espacio seguro para almacenar datos personales confidenciales. Esto incluye datos de contacto privados, información de contacto de emergencia, estado familiar, ciudadanía, educación y permiso de trabajo.
Puede agregar los detalles de la dirección privada, el correo electrónico, el teléfono, la cuenta bancaria, la distancia entre el hogar y el trabajo y la placa del automóvil privado del empleado en la sección Contacto privado. Mencione la Nacionalidad, No de Identificación, No de Seguro Social, No de Pasaporte, Sexo, Fecha de Nacimiento, Lugar de Nacimiento y País de Nacimiento en la sección de Ciudadanía. Para obtener información de contacto de emergencia, puede mencionar el nombre del contacto y el teléfono de contacto.
El estado civil y el número de hijos dependientes se pueden agregar en el campo Estado familiar. En la sección Educación, agregue el Nivel de certificado, el Campo de estudio y la Escuela. Para los empleados que requieren visas o permisos de trabajo específicos, esta sección también permite el ingreso de información relevante como números de permiso de trabajo, detalles de la visa y fechas de vencimiento.
En la sección Configuración del perfil del empleado, puede especificar el tipo de empleado, como empleado, estudiante, aprendiz, contratista o autónomo. Este paso es esencial para asignar el acceso y los permisos adecuados al empleado, según su función. Además, puede vincular al empleado con un “Usuario relacionado”, lo que le permite administrar recursos relevantes dentro del sistema. En la sección de nómina, puede ingresar detalles sobre el contrato actual y el puesto de trabajo del empleado. El sistema también proporciona opciones para incluir configuraciones específicas, como la Tarjeta de Movilidad de Flota y el Costo por Hora, en la Configuración de la Aplicación.
Para el seguimiento de asistencia, el campo Asistencia le permite configurar un código PIN para el check-in y el check-out, especialmente útil en sistemas de punto de venta o de asistencia. Esta funcionalidad también facilita la gestión de cajeros en el módulo POS. Para agilizar la identificación de los empleados, Odoo 18 ofrece una opción para generar identificaciones de credenciales para los empleados. Puede crear rápidamente estos códigos de identificación seleccionando la opción “Generar”, simplificando el proceso de asignación e impresión de credenciales para el acceso de los empleados.
Una vez dentro del formulario de Empleado, ubique el botón Acción en la parte superior de la pantalla y haga clic en él para revelar un menú desplegable. De las opciones disponibles, seleccione Agregar propiedades.
Al seleccionar esta opción, aparecerá un cuadro de diálogo donde podrá definir y asignar atributos específicos al empleado. Estas propiedades pueden incluir detalles como su puesto de trabajo, departamento, tipo de contrato o cualquier campo personalizado relevante para la organización. Complete los valores apropiados o seleccione entre las opciones predefinidas según sus requisitos.
Después de ingresar los detalles necesarios, confirme sus entradas haciendo clic en cualquier lugar de la ventana. Estas propiedades ahora estarán vinculadas al perfil del empleado, proporcionando un registro más detallado y estructurado de su función y atributos asociados.
Otra característica clave es el Control de Presencia, que se ha trasladado del módulo de Asistencia al formulario de Empleado.
Esta función proporciona varias opciones para gestionar la asistencia de los empleados directamente desde su perfil. Estas opciones incluyen:
● Establecer presente: marca al empleado como presente para un día o turno específico.
● Establecer ausencia: registre una ausencia para el empleado, lo que garantiza un seguimiento preciso de la asistencia.
● Agregar una nota de registro: cree una nota rápida relacionada con la presencia o las actividades del empleado, manteniendo un registro para referencia futura.
● Enviar un SMS: comuníquese directamente con el empleado a través de SMS para recibir notificaciones o actualizaciones sobre asistencia u otros asuntos.
● Crear un tiempo libre: inicie y apruebe una solicitud de tiempo libre para el empleado, simplificando la gestión de licencias.
Puede ver todos los contratos asociados con un empleado en particular seleccionando la opción “Contrato”. El módulo de empleados también permite a los gerentes de recursos humanos realizar un seguimiento de los equipos y activos de los empleados mediante el botón inteligente “Recuento de equipos”, proporcionando detalles sobre los elementos asignados a cada empleado. Esta sección es especialmente útil para gestionar herramientas, dispositivos o vehículos de la empresa entregados a los empleados. Además, los gerentes pueden monitorear los saldos de vacaciones restantes de los empleados y programar tiempo libre directamente a través de la opción “Tiempo libre”. La opción “Org Chart” mostrará una vista jerárquica de la posición del empleado dentro de la organización. Esta representación visual ayuda a delinear claramente el rol del empleado, su gerente y la estructura general de informes, proporcionando una manera rápida y fácil de comprender el lugar del empleado en la jerarquía de la empresa.
Los procesos de incorporación y baja se simplifican dentro de Odoo 18 utilizando la opción Plan de lanzamiento. Los equipos de recursos humanos pueden asignar tareas de incorporación a nuevos empleados, asegurando que conozcan las operaciones y la cultura de la empresa.
De manera similar, cuando un empleado se va, se pueden establecer procedimientos de baja para garantizar una salida sin problemas, incluida la devolución de la propiedad de la empresa y la finalización de la documentación necesaria.
Estos son los pasos a seguir al crear un perfil de empleado en el módulo de Empleado de Odoo ERP. Si sigue este proceso, podrá configurar y gestionar de manera eficiente los detalles de los empleados, incluidos sus roles, contratos y otra información esencial dentro del sistema.